Matej Pláňavský: CRM je jistota. Díky němu vím, že jsem nic důležitého nepřehlédl

Chtěl jsem hrát první ligu a využít své znalosti a zkušenosti k zastupování a ochraně práv a zájmů klientů. Po studiu jsem založil advokátní kancelář v Brně, kde spolupracujeme s externími partnery. V Česku poskytujeme služby především korporátní klientele a mohu říct, že se nám daří.

Proč jste se tedy přestěhoval na Slovensko?

Založil jsem si rodinu a chtěli jsme být blízko naší komunity. Zpočátku jsem si myslel, že kancelář v Česku bude mít největší význam a Slovensko bude pouze doplňkové, ale nakonec jsem byl příjemně překvapen. Nečekal jsem, že o naše právní služby na Slovensku bude tak velký zájem.

Zřejmě děláte něco dobře.

Někdy říkám, že jsem si kancelář vybudoval na tom, že zvedám telefon. (smích) Až 70 % klientů k nám přichází od konkurence s tím, že se nemohou dovolat svému advokátovi. U nás se nemůže stát, že by někdo zavolal a my bychom nezavolali zpět.

V podnikání mám pevně nastavené hodnoty. Zakládám si na transparentnosti a budování vztahu s klienty a máme to i v DNA naší firmy. Advokátní kancelář jsem zakládal s tím, že chci nabízet profesionální služby.

Bohužel, na Slovensku je často rozšířené, že některé firmy nabízejí lidem i takové služby, které ve skutečnosti vůbec nepotřebují. Pokud k nám přijde klient a vím, že zakázka není v jeho nejlepším zájmu, vysvětlím mu to. Seznámím ho s možnostmi sporu a s náklady, se kterými musí počítat.

Odkud k vám přicházejí klienti?

V České republice máme většinou korporátní klienty. Na Slovensku nás oslovují běžní klienti z různých měst, kteří potřebují naše služby v oblasti realitního, finančního nebo trestního práva a dalších oblastí. Pravdou je, že mnozí preferují anonymitu, a proto využívají právní služby mimo své město.

Spolupracujeme také s notáři, exekutory, správními úřady, soudními znalci a dalšími odborníky. Problémy řešíme tak, aby klientům co nejvíce zjednodušily život. Je důležité, aby klient rozuměl, jak jsme v daném případě postupovali, čímž zaručujeme profesionální a transparentní právní pomoc v každé situaci.

Jak se o vás klienti dozvídají?

Většinou přes doporučení. Jsou spokojení s tím, jak pracujeme.

Vzpomínáte si ještě na své podnikatelské začátky na Slovensku?

Nečekal jsem, že se nám to na Slovensku tak dobře rozběhne. Na začátku jsem si pronajal jen malou kancelář s jedním oknem. Pamatuji si, jak do ní jednou přišla moje bývalá třídní učitelka ze střední školy a řekla mi: „Máš to tu hrozné, potřebuješ něco jiného.“

Přirozeně jsem postupně plánoval přejít do větší kanceláře, ale ona mi nastavila zrcadlo a proces tím urychlila. Naše advokátní kancelář je nyní na úrovni brněnské. Máme vlastní budovu s jasným označením a brzy plánujeme otevřít pobočku i v Bratislavě.

Ve vašich advokátních kancelářích na Slovensku i v České republice používáte CRM od FLOWii. Proč?

Měl jsem velké štěstí na skvělého mentora, který mi v začátcích podnikání doporučil FLOWii jako skvělý a dostupný nástroj pro řízení firmy. Po určitou dobu jsem využíval excelovské tabulky, což mi dnes přijde jako nesmysl. Nedokážu si představit, že bych plýtval energií na jejich vytváření a aktualizaci. Raději investuji svůj čas do podnikání a věnuji se klientům. CRM nám pomohlo vyřešit problém s přehledem o zakázkách v právnické a advokátní kanceláři, a proto ho doporučuji i jako užitečný software pro právníky a advokáty.

Jste fanouškem automatizace?

Pokud správně nastavíte ve firmě pracovní postupy, všichni vědí, jak postupovat při konkrétní zakázce. Uvedu příklad – klient chce využít naše právní služby při vypořádání nemovitosti nebo při zakládání obchodní společnosti. Na vše máme nastavené procesy.

Jsme rodinná firma, což přináší stabilitu v týmu. Ale i když někdo odejde nebo přijde nový zaměstnanec, v CRM vidíme všechny procesy z minulosti.

Nakonec, všechno se vyvíjí. I oblast práva. V čem vidíte výhodu digitalizace vaší právnické kanceláře?

Pokud někdo hledá způsob, jak zlepšit přehled v zakázkách v právnické a advokátní kanceláři, CRM je správná cesta. Díky CRM systému máme přehlednou evidenci právních služeb a kontrolu nad celkovými firemními procesy.

Velkou specifikou advokacie je striktní dodržování termínů. Dokud jsme v kanceláři neměli zavedené CRM, chyběl mi komplexní obraz o firmě.

CRM je jistota. Díky němu vím, že jsem v práci nic důležitého nepřehlédl. V podnikových systémech máme všechny informace na jednom místě, nezapomínáme na důležité události a dodržujeme stanovené lhůty. Je to velká úleva, zejména pro lidi, kteří jsou každodenně vystaveni stresu z toho, že si musí pamatovat spoustu věcí. Pokud si to neohlídáte, snadno něco přehlédnete.

Jak pracujete v CRM?

Velkou výhodou CRM je seznam klientů, ke kterým přiřazujeme konkrétní zakázky. Pokud někdo v našem oboru hledá systém a aplikace pro advokáty a právníky na evidenci klientů, CRM od FLOWii může být skvělým řešením. Díky němu máme o všem přehled. V systému jsou všechny důležité informace i dokumenty. Pokud zaměstnanec pracuje na nějakém zadání a potřebuje pomoc, můžeme to v systému jednoduše zkontrolovat a následně se posunout dál. Každému to šetří čas.

Podnikatelé a majitelé firem často čekají na konec roku, aby zjistili, jak na tom jejich firma je. Neuvědomují si, že nejlepší je zachytávat problémy průběžně a řešit je ihned, když vzniknou, a podle toho přizpůsobovat firemní procesy. Na FLOWii se mi líbí, že mám i grafický přehled a okamžitě vidím, jak na tom jsme.

Využívají všichni vaši zaměstnanci FLOWii?

FLOWii má skvělé rozhraní, je velmi intuitivní a dobře se nám s ním pracuje. Je součástí naší firmy a využíváme ho všichni. Iniciátorem jeho implementace jsem byl já. Jsem člověk, který rád zkouší nové věci. Jakmile jsem dostal přístup do FLOWii, prošel jsem si celý systém. Pak už jsem se jen doptával na některé funkce, ale nikdo se systému nebránil – právě naopak.