Potřebujete mít přehled o všem, co vaši zaměstnanci dělají? Neustálá kontrola a sledování každého kroku lidí z vašeho týmu může být kontraproduktivní. Navíc aktivita lidí není totéž, co jejich produktivita. V čem však firmě i lidem můžete pomoci, je práce se softwarem pro zlepšení efektivity práce i projektového managementu. Přečtěte si několik tipů, jak nerozptylovat zaměstnance při plnění důležitých pracovních úkolů. Plánovač úkolů může mnohé zlepšit. Zároveň lze měřit čas, který na nich váš tým stráví, což vám pomůže i v lepším nastavení procesů.
Kontrolujete neustále své lidi? Nedělejte to
Podle deníku New York Times sleduje své zaměstnance prostřednictvím monitorovacího softwaru až osm z deseti největších amerických společností. List The Washington Post zase uvedl, že celosvětová poptávka po systémech pro monitorování zaměstnanců vzrostla od roku 2019 až o 65 %. Právě tématu nedostatečné kontroly zaměstnanců se nedávno věnoval Harward Business Review.
Důvodem, proč někteří manažeři chtějí své lidi kontrolovat, je částečně i to, že práce na dálku se stala novou normou a tento trend nadále pokračuje. Někteří manažeři se domnívají, že je důležité monitorovat digitální kroky svých lidí. Různé softwary pro zvýšení produktivity však často měří nesmyslné ukazatele, jako je počet e-mailů odeslaných zaměstnancem během dne, online schůzky nebo počet hodin strávených přímo u počítače. V takovém případě však firmy neměří úspěchy ani výsledky svého týmu.
„Měření produktivity lidí na základě těchto metrik dává manažerovi hodně omezený pohled na přínos člověka a jeho kvality pro společnost. Je to velmi kontraproduktivní,“ řekl deníku The Washington Post Brian Elliot, senior viceprezident společnosti Slack. Pokud zaměstnanci vidí, že se jejich výkonnost měří podle množství odeslaných e-mailů, pak není divu, že se soustředí jen na bezvýznamné úkoly, místo aby se věnovali důležitějším pracovním činnostem.
Aktivita lidí není totéž, co jejich produktivita, která by se měla měřit především podle výsledků.
Nerozptylujte zaměstnance, nechte je pracovat
Pokud patříte mezi ty, kteří řídí své zaměstnance, zkuste si odpovědět na několik otázek:
- Plánujete a organizujete schůzky bez programu?
- Očekáváte od svých lidí okamžité odpovědi na e-maily nebo od nich požadujete potvrzení, že váš poslední e-mail viděli?
- Vyžadujete, aby se zaměstnanci přihlašovali do systému podle vás, aniž byste brali v úvahu jejich potřeby?
Pokud jste na některou z výše uvedených otázek odpověděli kladně, pak pravděpodobně své zaměstnance spíše rozptylujete, než abyste je povzbuzovali k produktivitě a soustředění na důležité pracovní úkoly.
Nastavte firemní kulturu podle pravidel, která budou vyhovovat všem. Lidé se na své manažery obracejí zejména tehdy, když chtějí vědět, co se od nich očekává, nebo když potřebují pomoci s řešením. Pokud se věnujete projektovému managementu, můžete si pomoci i jednoduchým online softwarem, díky kterému budou mít vaši lidé všechny informace pohromadě a poskytne vašemu týmu přehled o projektech.
Manažujte efektivně
Co můžete v rámci projektového managementu dělat lépe?
- Nechte zaměstnance, aby se mohli soustředit na svou práci
- Sdělte, kdy jste k dispozici a nerušte je, když během pracovního dne pracují na důležitém úkolu.
- Nekontaktujte své lidi mimo pracovní dobu
- Neorganizujte porady a schůzky bez cíle a bez programu
- Zamyslete se nad tím, kolika schůzek se vaši lidé za poslední týden zúčastnili – kolik z nich bylo opravdu důležitých?
- Kolika schůzek jste se v posledních dnech zúčastnili jako manažer firmy a na které jste dostali i program? Byly opravdu nutné, nebo vás jen zbytečně rozptylovaly od práce?
Zkuste si plánovat úkoly a měřit čas nad úkoly
Pokud chcete měřit produktivitu zaměstnanců a mít přehled o dění ve firmě, můžete využít některý z online softwarů, které trh nabízí. S plánovačem úkolů a událostí od FLOWii se vám podaří dodržovat slíbené termíny a dokončovat projekty včas.
Stačí zaměstnanci přiřadit úkol, a pokud jej chcete po dokončení zkontrolovat, systém vás upozorní, jakmile bude úkol splněn. Pokud váš zaměstnanec na něco zapomněl nebo je třeba něco v rámci pracovního úkolu doplnit, můžete mu ho vrátit s komentářem k dopracování. To vše bez zbytečných e-mailů a telefonátů.
Nemusíte se svých lidí zbytečně na všechno ptát. Pokud vás zajímá, na čem který zaměstnanec právě pracuje nebo zda stíháte termíny, stačí se podívat do FLOWii a budete mít jasno. Dokonce i po určité době se můžete ke konkrétnímu úkolu v systému vrátit.
Dobrý time management je k nezaplacení
Vsaďte na dobrý time management, protože stres je to nejhorší, čemu můžete své lidi vystavit. Vymýšlení nových nápadů, soutěživost v týmu a nesmyslný tlak na plnění zbytečných úkolů často vedou k vyhoření. Takto nastavený systém výrazně usnadní práci samotným zaměstnancům nebo spolupracovníkům vaší společnosti. V dnešní době není snadné udržet vše v hlavě. Díky plánovači úkolů má každý ve svých povinnostech pořádek. Vidí je spolu s termíny na nástěnce nebo ve svém kalendáři.
Pokud předáváte projekt externímu dodavateli nebo potřebujete od svých lidí výkaz práce či přehled aktivit, můžete je získat jednoduchým exportem do aplikace Excel. Nejde jen o vyexportování celkově odpracovaného času na pracovním úkolu nebo činnostech. V aplikaci FLOWii můžete dokonce vytvořit export odpracovaného času z jednotlivých odpracovaných intervalů úkolu, a to jedním kliknutím. Export seznamu odpracovaných intervalů v úkolech si můžete vytvořit přímo v evidenci Úkoly nebo v konkrétní Zakázce.
Pokud chcete vědět, kolik času vaši lidé strávili na konkrétních úkolech nebo zakázkách, stačí spustit úkol a FLOWii vám změří čas, který jste na něm strávili. Pokud se některé vaše úkoly opakují nebo vyžadují dodržení přesně definovaného postupu, můžete si v systému vybrat a přidat vzorové úkoly.
FLOWii vám nabízí také chat, v jehož rámci si můžete rychleji vyměňovat informace s kolegy v týmu. Nemluvě o důležitých notifikacích, která vám systém zasílá.
K vybudování dobré firemní kultury, ve které budou vaši lidé odvádět tu nejlepší práci, musí manažeři vytvořit podmínky a pocit bezpečí. Ten stojí i na důvěře, že za poskytnutí zpětné vazby nebo názoru nehrozí člověku žádný trest. Lidé se cítí jistě a bezpečně tehdy, když mohou otevřeně hovořit o svých problémech na pracovišti a hledat jejich řešení. Nebojte se proto zeptat zaměstnanců, co jim v práci vadí nebo jak by si práci představovali jinak.
Petra Nagyová
