Uvažujete nad výběrem vhodného podnikového systému pro vaši firmu? CRM a ERP systém mnohým firmám značně pomáhá v dosahování cílů a při zjednodušování každodenních činností. Pokud navíc máte přístup k datům online, můžete s nimi pracovat odkudkoli nebo nahlédnout na stav objednávek či projektů přímo z pracovní schůzky. Předtím, než se však rozhodnete pro konkrétní systém, nicméně o něm musí být přesvědčeni všichni klíčoví lidé ve firmě a pomůže i několik důležitých otázek.
Udělejte si ve firmě pořádek a získejte přehled
Jedním z hlavních cílů zavedení vhodného podnikového softwaru jako je CRM nebo ERP systém je přehled a řád nad každodenním děním ve firmě. Díky němu můžete mít kontrolu nad aktivitami, které se ve vašem byznysu dějí a vyhodnocovat, zda jsou efektivní a správné. Firmy díky práci s reálnými daty i tímto způsobem zvyšují produktivitu svých zaměstnanců, eliminují nepotřebné úkoly, které nejsou náplní jejich práce a zvyšují zisk. To však naprosto není všechno.
Mnoho majitelů firem očekává od zavedení informačního systému jako je CRM nebo ERP konkrétní výsledky. Software dokáže zpracovávat, vyhodnocovat a automatizovat řadu činností a dokáže vám ušetřit nemalé finanční prostředky. Na jeho zavedení však ve firmě musíte být důkladně připraveni.
Pokud si informační systém před jeho nasazením důkladně otestujete a bude v souladu s krátkodobými a dlouhodobými cíli, potřebami a směřováním firmy, tak jste na správné cestě k vytouženému přínosu softwaru do vaší organizace.
Před výběrem podnikového softwaru si položte pár otázek
Rozhodujete se, zda vaše firma zvládne přechod na cloudový podnikový software, jako je FLOWii? Chcete-li mít ucelenější přehled o tom, co se děje ve vaší firmě, jste pár kroků od toho, jak začít zvažovat výběr podnikového softwaru. Zkuste si položit několik důležitých otázek. V případě, že odpověď na některou z nich je „ne“, se při ní na chvíli zastavte a popřemýšlejte.
- Jaká je strategie prodeje našeho podniku - krátkodobá a dlouhodobá?
- Jak jsou nastaveny naše současné podnikové procesy?
- Máme sepsané naše podnikové procesy a naši zaměstnanci se jimi řídí?
- Jaká je organizační struktura řízení naší firmy? Je každému jasná?
- Jaké jsou naše hlavní požadavky na vhodný informační systém pro firmu – aktuální i budoucí?
- Co v rámci informačního podnikového systému potřebuje majitel firmy a manažeři?
- Co všechno potřebují ke zlepšení efektivity své práce naši zaměstnanci?
- Jaké jsou předpokládané budoucí produkty a služby, které chce nabízet naše firma?
- Jaké jsou postupy, materiální a komunikační toky při poskytování konkrétních služeb a zboží? Jaké jsou předpoklady do budoucna?
Výběr vhodného podnikového systému bychom mohli spojit s představou vysněného domu. Měli byste mít jasnou a konkrétní představu, jak by měl vypadat, jaký materiál by měl být použit, jak velký pozemek potřebujete a měli byste si promyslet i jednotlivé detaily.
Je důležité, aby podnikový software ve firmě přijali i manažeři
Při výběru vhodného systému to však nekončí. S jeho zavedením ve firmě musí být ztotožněni klíčoví lidé, manažeři i zaměstnanci. Pokud nový systém vašim lidem nebude pomáhat, ale naopak značně zkomplikuje jejich práci, nebudou motivováni jej používat. Dokonce se může stát, že celý systém bojkotují a nebudou jej chtít využívat vůbec. V praxi firem bychom našli mnoho příkladů, když to tak dopadlo. Podívejme se, na co všechno byste měli myslet, než podnikový software zavedete.
Vaši zaměstnanci jsou klíčoví
Při výběru správného podnikového systému byste se měli především poradit s vašimi klíčovými zaměstnanci. Víte, jaké jsou jejich potřeby a očekávání? Je již všeobecně známým pravidlem, že lidé se ke změnám staví často negativně. Zejména k těm, které zavádějí jejich nadřízení. Pokud se jim však myšlenka zalíbí a rozumí přínosům nového systému, mohou být právě oni nositeli změny ve firmě. Pokud se jich ve firmě najde několik, máte vyhráno, protože přesvědčí ostatní.
Plánujte podnikové zdroje i díky ERP systému.
Vzdělávejte své týmy o přínosech nového systému
Vzdělávání a školení jsou vždy nezbytnou součástí při zavádění nového informačního systému jako je CRM nebo ERP. Zaměstnanci a lidé, kteří pro vaši firmu pracují, musí rozumět tomu, jaké změny nastanou v procesech firmy. Je také důležité, aby je dodržovali, chcete-li se jako firma posouvat a růst.
Prezentujte výhody systému vašim lidem a školení rozdělte podle organizační struktury a jejich pracovního zařazení či náplně práce. Každý tým bude využívat software k něčemu jinému. Proto lidem vysvětlujte, v čem je pro ně systém výnosný a v čem jim usnadní práci.
Systém důkladně testujte se zaměstnanci testujte
Nový systém se neobejde bez testování ve firmě. Je důležité, aby ho testovalo více, protože jen tak bude mít úspěch. Sepište si na jeden seznam, co všechno v systému nefunguje, co by mělo fungovat jinak, abyste po spuštění řádného provozu systému nehledali funkcionality, které v něm nejsou.
Zejména střední a větší firmy by měly systém zavádět postupně, dokud si jsou jisté, že vše funguje jak má.
Připravte si komunikační plán
Ve firmě je vždy nejdůležitější komunikace. Nic lidem nezatajujte, nenechávejte si komunikaci o připravovaném systému na poslední chvíli. A už vůbec by to nemělo fungovat tak, že své lidi připravíte na nový systém jako na hotovou věc. Buďte firmou, která respektuje své lidi, protože jsou pro ni to nejdůležitější.
Diskutujte s vašimi lidmi konstruktivně. Sepište směrnice, pracovní postupy nebo si připravte naučná videa, aby vaši lidé věděli, jak se systémem pracovat. Nakonec systém nemá být ve vašem byznysu překážkou, ale má sloužit k tomu, aby mnohé procesy zpřehlednil a mohli jste postupovat díky klíčovým datům. Sepište si komunikační plán, podle kterého budete postupovat při zavádění nového systému.
Poznejte výhody podnikového systému FLOWii
Výhodou cloudového informačního systému FLOWii je, že kombinuje prvky CRM a ERP. Nabízí však i další konkrétní řešení jako jednoduchý docházkový systém, online fakturaci, skladovou evidenci či správu příjmů a výdajů. Aktuálně jej využívají stovky firem na Slovensku, v České republice i v Maďarsku. Praxe ukazuje, že zavedení systému dopadne dobře, protože firmy jsou na něj připraveny. Rovněž jsou pro vás k dispozici naši konzultanti, kteří vám vysvětlí, jak systém funguje a k dispozici máte i naši online příručku či videa na YouTube.
Pokud tedy chcete vědět, co se každodenně děje ve vaší firmě, zlepšit rozhodování na základě přesných dat, snížit chybovost a počet reklamací ve vašem byznysu a zlepšit produktivitu vašich zaměstnanců a jste připraveni růst, informační systém je pro vaši firmu jednoznačným řešením.
Petra Nagyová
