CASE STUDY: Nastavení procesů, jejich automatizace a zpřehlednění

CASE STUDY - TAY OFFICE Hennel & Králik, s.r.o.

Společnost TAX OFFICE Hennel & Králík, s.r.o. (dále jen „TOHK“), je zapsána v seznamu daňových poradců vedeném Slovenskou komorou daňových poradců a je členem CFE – Confederation Fiscale Europeénne. Na základě dlouholetých zkušenostmi v oblasti daňového poradenství, které poskytuje prostřednictvím daňových poradců představuje spolehlivého partnera, který dokáže získané poznatky z oblasti daní využít pro posílení pozice svých obchodních partnerů.

Od založení v roce 2001 se společnost snažila rozšířit portfolio služeb spočívající především v poskytování daňového poradenství o služby vedení účetnictví a zpracování mezd. Ve sledovaném období poskytovala své služby více než 140 klientům působícím v různých odvětvích hospodářství.

VÝCHODISKOVÁ SITUACE

Společnost organickým růstem a nárůstem počtu zaměstnanců a rozšiřováním služeb s cílem vyhovět narůstajícímu počtu poptávek ze strany klientů dospěla do bodu, kdy bylo nezbytné zpřehlednění toku dat směřujících od přijetí klienta, analýzy jeho požadavků, kvalifikovaného poskytnutí různorodých služeb is ohledem na vysokou přidanou hodnotu poskytnutých služeb. Zaměstnanci i vedení hledali optimální nástroj pro evidenci práce, monitorování náročnosti jednotlivých úkolů, což by přispělo správnému nastavení profitability jednotlivých zakázek a úkonů.

ŘEŠENÍ

Konzultant společnosti FLOWii navrhl, aby se společnost TOHK zaměřila na využívání modulu Partneři na evidenci klientů a historie s nimi související, modulu Úkoly na evidenci úkolů a sledování jednotlivých činností zaměstnanců a jejich času stráveného na svěřených úkonech, modulu Zakázky na sledování realizace zakázek případy ke sledování a řízení přijatých poptávek. Pro automatizaci všech opakovaných činností navrhl vytvoření vzorových zakázek a vzorových úkolů, přičemž se zákazníkem vypracovaly vzorové osnovy – pracovní postupy, které byly následně do FLOWii nastaveny. Také proběhl import a sjednocení adresáře klientů do modulu Partneři, čímž vznikl jednotný adresář kontaktů is vymezením jednoznačné odpovědnosti za svěřeného klienta. Aby se docílilo co nejrychlejšího přístupu k datům, nastavily se nejčastěji Pohledy ve filtrech a zobrazili jsme v systému jen ty informace, které jsou nezbytné.

• 10 hodin pro identifikaci problému a návrhu řešení
• 30 hodin implementace, nastavování systému a ladění využívání aplikace a zaškolování
• Software FLOWii začal zákazník po implementaci aktivně používat od podzimu 2018 a následně dosáhl následujícího nárůstu tržeb a zisku:

ZÁVĚR

Společnost TOHK i během krize dosahovala zisku a nepropustila žádného zaměstnance. Konzultant FLOWii pravidelně pomáhá s otázkami ohledně zefektivňování toku informací v rámci poskytování služeb. Celkový výdaj na pořízení softwaru a jeho implementaci byl 2.000,- bez DPH a licenciční poplatky za používání softwaru FLOWii jsou zhruba 1.500,- € bez DPH ročně.

Autor je CCO ve společnosti FLOWii a dříve působil na pozici obchodníka a konzultanta.